عند تأسيس النادي الجديد يرجى مراعاة التالي

• أهمية ضم الطالبات السعوديات المبتعثات لعضوية الهيئات الادارية لكل ناد ودعوتهن للمشاركة في الاجتماعات والأنشطة
• الأبتعاد تماما عن المقرات المستأجرة.
• تنفيذ الأنشطة والبرامج بشفافية ووضوح داخل الجامعات وبإستخدام مرافقها.
• الحصول على موافقة المسؤولين بالجامعات قبل تنفيذ أي نشاط أو برامج بها.
• اعتبار لوائح وأنظمة الجامعات الأمريكية المتعلقة بمنظمات الطلاب الأجانب بها متممة للوائح الأندية المعتمدة من قبل الملحقية الثقافية، وان كان هناك خلاف بينهما في بعض ما تضمنته أي منهما فيؤخذ بلائحة الجامعة.
• تقدم الملحقية الثقافية الدعم المالي وفقا لكل نشاط توافق عليه الادارة المختصة بالملحقية.

ولمساعدتكم فى تأسيس النادي الرجاء أتباع الإرشادات التالية

1. اتصل بزملائك الطلاب السعوديين لمناقشة الفكرة.

2. اتصل بالمكتب المختص بالجامعة للتعرف على أنظمة وقواعد تأسيس منظمات الطلاب الأجانب بها.
 
3. بعد قراءتكم لأنظمة الجامعة اتصل بادارة الشؤون الثقافية والاجتماعية للحصول على المعلومات اللازمة لمساعدتكم على بدء عملية التأسيس ومن بين المعلومات التي ستقدمها الادارة اللائحة التتظيمية للأندية والنماذج المطلوبة للتأسيس.
 
4. بعدها اتصل بالجامعة مرة أخرى للحصول على أحدى قاعاتها والتاريخ والموعد المناسبين لدعوة جميع الطلاب والطالبات السعوديين للاجتماع بها والتنسيق مع الملحقية لارسال الدعوة لهم للاجتماع.
 
5. ارسل نص الدعوة المطلوب توزيعها على زملائك لادارة الشؤون الثقافية والاجتماعية بالملحقية الثقافية لارسالها اليهم عن طريق البريد الالكتروني الخاص بكل طالب والموجود لدى الملحقية.
 
6. عند الاجتماع اتبع ما نصت عليها لائحة الأندية الخاصة بالملحقية ولائحة الأندية الخاصة بالجامعة واحرص على حضور مندوب من الجامعة لمتابعة العملية الانتخابية.
 
7. بعد انتهاء الاجتماع واجراء الانتخاب اطلب من الجامعة خطاب بالموافقة على تسجيل النادي الجديد بها والموافقة على نتائج الانتخابات وارسل ما حصلت عليه مع النماذج الخاصة بالنادي والملحقية بلائحة الأندية الى ادارة الشؤون الثقافية والاجتماعية بالملحقية الثقافية لمراجعتها ومن ثم اعتماد النادي وتسجيله بها.